Организуйте корпоративные мероприятия грамотно


1. Определите цель мероприятия, а потом обязательно оцените результат

Довольно часто встречается ситуация, при которой не определена как таковая цель корпоративного мероприятия. Мы всегда должны точно понимать, чего хотим добиться именно этим мероприятием, не смешивая все цели в одну кучу. Какие могут быть основные цели:

Сплочение

Вознаграждение за что-то всего коллектива или отдельных людей

Просто праздник в честь какого-то события

Коллективное творчество и осознание каких-либо идей

Внесение свежего взгляда и идей в рутинную повседневность

Подогревание здоровой соревновательности в чем угодно (работе, спорте, креативе, искусстве, юморе и т.д.)

Именно в зависимости от цели стоит определять формат мероприятия, при этом не стоит совмещать более двух целей в одном формате, так как в ином случае получится такая «каша», которая вряд ли кому-то доставит удовольствие.

В зависимости от того, какую именно цель мероприятия мы перед собой ставили, мы будет определять критерии измерения эффективности и именно под них составлять опросник, который позволит оценить мероприятие. Например, если целью было сплочение и лучшее узнавание друг друга, мы спросим о том, с каким количеством коллег вы лучше познакомились, есть люди, которые раскрылись для вас с другой стороны, улучшилось ли ваше отношение к кому-то из коллег. Если целью было коллективное творчество и создание или осознание каких-либо идей, то и вопросы будут об этом. Если цель была вознаградить, то мы попросим оценить, насколько торжественным, с вашей точки зрения, было награждение, было ли у вас чувство, что вас высоко оценили, было ли, по вашему мнению, такое чувство у других людей.

2. Создайте проектную группу по подготовке мероприятия

В моем опыте были как ситуации, при которых был очень значительный бюджет на корпоративные мероприятия, так и ситуации, когда их полностью надо было делать своими силами, так компромиссный вариант сочетающий оба варианта. И мое личное мнение заключается в том, что когда сотрудники компании сами участвуют в подготовке и ведении мероприятия (пусть и не в полном объеме), это создает дополнительную мотивацию как для самой инициативной группы, так и для тех, кому это мероприятие адресовано. Почему?

Для инициативной группы. Нам необходимо набирать в эту группу людей креативных, которым нравится и само по себе творчество и подготовка и проведение подобных мероприятий, и у которых, разумеется, есть некоторое время и желание его тратить на подготовку. Если мы не ошиблись и правильно подобрали людей, то они будут мотивированы как за счет самого процесса творчества и подготовки, так и за счет результата – видя радость и благодарность коллег в случае успешного проведения мероприятия. Для некоторых также дополнительную мотивацию создаст возможность проявить себя и быть на виду.

Для участников мероприятия. Как правило, когда коллеги готовят корпоратив для коллег, он получается более душевным, шутки и поздравления более адресными, в общем, свои делают для своих. В огромном большинстве случаев это искупает, возможно, чуть более шероховатый сценарий и менее профессиональное ведение. Кроме того, люди, стремящиеся быть на виду и проявить себя, видя своих коллег на сцене, думают: «А завтра на его месте могу быть я».

3. PR, организационные мелочи и оповещение участников

«Как вы яхту назовете, так она и поплывет». Правильный PR – это первое впечатление, а, как говорят, у нас не будет второго шанса проивести первое впечатление. Очень важно правильно, эффектно, красиво анонсировать грядущие корпоративные мероприятия с корпоративных СМИ или на общем собрании (если подходит по времени проведения)..Постарайтесь наиболее ярко выделить, чем это мероприятие отличается от тех, которые были ранее, задайте интригу, покажите преимущества. Важно в такой статье писать максимально красочно и избежать формализма. Пример возможного анонса корпоратива «Кулинарный teambuilding» (о нем подробнее в следующем совете): «Коллеги! В честь Нового года состоится уникальное мероприятие, которого у нас никогда не было раньше. Нам предстоит открыть друг в друге ранее не известные коллегам таланты, вместе искать креативные решения в разных областях и прийти к цели. Но самое главное – получить удовольствие от общества друг друга, азартного соревнования и, наконец, замечательного новогоднего стола «с сюрпризом». Просьба прийти на вечер в удобной одежде, хотя никаких особенных ограничений нет. Коллеги, с нетерпением и любопытством ждем праздника!!! Праздник состоится….»

Помимо PR-а важно также помнить, что при корпоративных мероприятиях важно предусмотреть все мелочи (а, еще вернее, помнить, что мелочей нет, и все может оказаться важным):

Дресс-код

Время проведения и критичное опоздание (ни для кого не секрет, что на корпоративы, как и в гости, многие приходят чуть позже, так вот важно указать, когда начинается та часть, которую нельзя пропустить и на которую нельзя опаздывать – например, выступление генерального директора или начало соревнования или тематической части вечера)

Любые особые условия (не все напитки включены в ресторане в заказ компании, обязательно нужна спортивная одежда, быть готовым к выходы на сцену в любой момент и так далее)

Также стоит помнить об отработке всех важных нюансов – рассадка за столами или деление на команды (как уйти от того, что кто общается часто на работе, вместе и на корпоративе и наоборот), организационные вопросы (всего на всех хватило, например, тех же камер и компьютеров для монтажа, если мы снимаем фильмы, продуктов и ножей, если мы проводим кулинарный teambuilding).

Если мероприятие проводится с выездом за город или в другую страну, то таких нюансов становится огромное количество, и стоит обязательно включать в проектную группу по подготовке мероприятия кого-то из специалистов административных отделов, кто имеет опыт организации и поддержания деловых поездок).

4. Сохраните праздник!!!

Как-то раз на одном из своих семинаров или тренингов я поставила задачу перед группой выбрать тему и подготовить мотивационную речь. Я предполагала, что будет выбрана какая-то или сложная ситуация (прорыв, новое направление) или тем, традиционно вызывающая напряжение (аттестация), ведь мотивационные речи, как правило, нужны именно тогда, когда ситуация вызывает у людей негатив или напряжение. Каково же было мое удивление, когда группа выбрала в качестве темы для речи «Необходимость поехать на корпоратив». Он, к тому же, был на природе со всем удобствами и прочее. Вопрос в том, зачем же проводить корпоративы, если они настольно не мотивируют людей изначально. Ни в коем случае не надо этого делать.

Есть такая притча. Около дома одного человека мальчишки играли в мяч, ударяли им о стены, громко кричали и смеялись. Естественно, что они мешали хозяину дома. И вот в один прекрасный день он вышел к ним и сказал: «Друзья, вы так весело играете в мяч, заразительно смеетесь и кричите, что я с удовольствием вспоминаю свое детство. Я буду платить каждому по монете, чтобы вы каждый день приходили сюда, громко кричали, смеялись и играли в мяч». Мальчишки взяли по монете, и продолжили игру. На следующий день они снова пришли и получили по моменте. Так продолжалось несколько дней. Но как-то хозяин подошел к мальчишкам и сказал, что его финансовые дела не так хороши, как раньше, и он сможет платить им только по полмонеты. Он заплатил им по полмонеты и ушел. А мальчишки поговорили и решили, что не будут они за полмонеты для него стараться. И больше они не приходили. Так хозяин дома добился для себя мира и спокойствия.

Так вот, ни в коем случае не превращайте мотивационные корпоративные мероприятия во что-то подобное. Их нужно дозировать так, чтобы они ни в коем случае не приедались людям, а также постоянно разнообразить, придумывая все новые и новые идеи, что мы рассматриваем в одном из блоков советов.

Несколько занятных форматов корпоративов, которые достаточно редко используются:

Кулинарный teambuilding – несколько команд (в зависимости от числа участников корпоратива) получают стол, оборудование и набор исходных продуктов. Задача – выбрать название команды, слоган и, исходя из названия, слогана и идеи команды приготовить блюда, дав им названия в духе команды. Причем, разумеется, предполагаются только варианты бутербродов, холодных и сладких закусок, чтобы не создавать излишние затруднения приготовлением горячих блюд. Затем каждая команда представляет себя и свои блюда, выбирают голосование победителей – команды и лучших командных игроков, после чего все вместе и с удовольствием съедают приготовленное.

Снимаем кино!! Фестиваль. В данном корпоративе также происходит деление на команды, каждая команда получает свое задание (они могут одинаковыми или разными) и в течение двух-трех часов снимает и монтирует свой фильм (простому монтажу легко можно научить несколько человек из каждой команды). Затем- фестиваль. Тематика фильма может быть определена как предварительным опросом будущих участников (о чем было бы интересно), так и задана организаторами, исходя из целей мероприятия (например, фильм о продуктах компании или об истории компании)

Спектакль – постановки из жизни компании или ее истории. Если в компании есть люди, склонные к актерству в хорошем смысле слова, а также к написанию сценариев и постановке, то такой формат может стать еще одним интересным вариантом.

Угадай…героя, или вечер пародий. Опять-таки при наличии людей, которые могут неплохо изобразить своих коллег (однако, важно, чтобы не обидно), можно провести такой вечер (или включить как фрагмент), причем задача зала – угадать кого изобразили. Одновременно с этим можно устроить конкурс – тотализатор – кто больше угадает

Что? Где? Когда? Из жизни, истории, продуктовой линейки компании. Тут важно наличие «знатоков» и тех, кто мог бы действительно здорово и интересно придумать вопросы.

Вечер караоке. Но не в том фомате, о котором вы подумали. На мотив известных песен заранее силами сотрудников компании или на заказ написаны смешные стихи про сотрудников, смешные ситуации в компании, корпоративные шутки. Сотрудникам по стрелке или фанту или вытащенному билетику достается определенная песня или ее фрагмент, надо хорошо спеть и при этом не смеяться. Призы по итогам по результатам голосования.

Часто используются тематические вечера самого разного содержания, относительно часто форматы типа КВН или веверов юмора или пародий, что однако, никак не умаляет эффективность таких мероприятий.

#команда #мотивация #праздники