Понять себя и создать эффективные алгоритмы «дружбы со временем»


Как мы договорились во введении, первым этапом построения дружественных взаимоотношений со временем становится осознание и анализ своих особенностей личности, способностей, факторов мотивации и демотивации. Как их выявить, проанализировать и оптимально использовать, мы и обсудим сейчас.

1. Последовательность – Параллельность

Когда я была начинающим руководителем, я столкнулась с двумя сложностями, которые были связаны именно с особенностью «последовательность – параллельность».

Во-первых, будучи директором рекрутингового агентства, я в то же время лично вела много проектов. Как понимают все или большинство из вас, подбор персонала предполагает просмотр большого количества резюме или заполненных анкет. Объем работ был большой, а время я всегда очень ценила и экономила. Поэтому в первое время я частенько, общаясь с сотрудником при обсуждении какого-то проекта, делегировании, «разборе полетов», инструктаже, параллельно просматривала резюме. Через какое-то время мне хватило наблюдательности заметить, что некоторые воспринимают это как норму, а других это напрягает. Сейчас-то я понимаю, почему. Тогда – нет, просто сделала вывод, что при общении с некоторыми ни в коем случае не буду что-то еще параллельно делать, чтобы не обижать и не демотивировать их.

Во-вторых, я нередко, как сейчас понимаю, создавала для части сотрудников сложность, слишком быстро переключая их с той работы задачи, которой они были заняты в конкретный момент времени на что-то другое, например, просила ответить на какие-то мои вопросы сотрудника, который в тот момент корректировал резюме кандидата или составлял письмо клиенту. Я искренне не могла понять, что же в этом такого сложного, ведь можно одновременно делать 2-3, безусловно, несложные задачи.

Несколько лет спустя, благодаря значительно бОльшему управленческому опыте, погружению в психологию и НЛП, я поняла, в чем же была причина возникновения двух описанных мной ситуаций. Прежде чем я расскажу вам об этом, пройдите небольшой тест, который позволит вам чуть позже понять, к какому типу людей (по этой классификации) вы относитесь.

Тест.

Ответьте «да» или «нет» на все вопросы

1. Вам комфортно одновременно делать 2-3 несложных дела, например, ведя не особенно важный телефонный разговор, одновременно просматривать почту.

2. Вы можете параллельно читать две книги/ смотреть два сериала или фильма без потери качества восприятия. Разумеется, я имею в виду не одновременно, а чередуя их.

3. Вы комфортно чувствуете себя, если общаетесь одновременно с двумя или более людьми, при том, что их интересуют разные темы, аспекты, они задают вопросы о разном.

4. Вы можете смотреть фильм и одновременно просматривать соцсеть/ сайт/газету/книгу, при этом воспринимая и одну и другую информацию.

5. Вы комфортно чувствуете себя, когда у вас в работе параллельно несколько принципиально разных задач.

Ключ к тесту.

Все ответы «да» - параллельность

Все ответы «нет» - последовательность.

Подсчитайте, что и в каком объеме у вас преобладает. Разумеется, крайности (все 5 ответов в «одну воронку») могут быть, но чаще бывает какое-либо соотношение. Ровно середина также не может получится, так как ответов 5.

Итак, а теперь о том, что все это значит применительно к дружбе со временем.

Последовательность – Параллельность - это особенность мышления, восприятия, моделей поведения, которая заключается в том, что есть люди, которые могут одновременно делать только одно дело, им необходимо его завершить, взять бОльшую или меньшую паузу на переключение, и только потом перейти к чему-то другому. Если им приходится работать в режиме многозадачности, то либо резко увеличивается процент ошибок, либо они делают качественно только что-то одно, а остальное выпадает. В то же время есть и те, для кого характерна параллельность. Такие люди могут одновременно держать в голове несколько идей, обдумывая их, то одно, то другую, то третью, они эффективны в условиях многозадачности, могут экономить время за счет того, что два – три несложных дела могут «запараллелить».

А теперь несколько практических выводов и рекомендаций для оптимизации временнЫх затрат.

А) Если это про вас лично

Для вас характерно преобладание параллельности.

Составьте список рабочих задач и личных дел, которые являются для вас несложными, не требуют колоссальной концентрации внимания, при этом случайные небольшие ошибки не будут слишком рискованными. Планируйте свое время таким образом, чтобы делать все из этого списка одновременно с чем-то еще.

Сразу хочу сказать, что составить такой перечень универсально нельзя, так как восприятие «сложно – не сложно» и всего остального, о чем я только что написала, у всех будет разным.

На работе старайтесь брать одновременно несколько разных задач или проектов, поскольку это будет держать вас в тонусе и уменьшит риск выгорания.

Помните о том, что окружающие люди могут быть не такими, как вы, не требуйте от них соответствия вашим способностям.

Для вас характерно преобладание последовательности.

Это вовсе не недостаток, которого надо стыдиться. Это характерно для очень многих людей

Не пытайтесь выполнять две или более задач одновременно: больше потом времени потратите на исправление ошибок

Если у вас в один и тот же интервал времени (день, неделя, месяц, год), есть несколько разных проектов или задач, разделите период на фрагменты так, чтобы в каждом из них было актуально только что-то одно

Не стесняйтесь объяснить своему руководителю и коллегам, что для высокого качества вашей деятельности необходимо в конкретный момент времени заниматься чем-то одним

Когда вы заняты чем-то особенно важным, отключите звук телефона, закройте почту, дверь кабинета закройте. Если вы находитесь в open space (общая зона в офисе, без кабинетов и перегородок), сделайте табличку «Очень важное дело. Просьба не отвлекать до…». Опять же договоритесь с коллегами, руководством об этих правилах. Кстати, я когда-то внедрила такую систему, и, по отзывам сотрудников, это очень им помогало

Б) если это про ваших коллег или подчиненных

Если ваши типажи совпадают, то можно ничего не предпринимать, так как вы естественным образом будете взаимодействовать правильно. Причина в принципе проекции (переноса себя на окружающих), которая нередко вредна, но в данном конкретном случае полезна и все упрощает.[1]

Если ваши типажи различаются, помните об этом и при взаимодействии или управлении используйте те рекомендации, которые изложены в пункте А. При этом настройте себя на то, чтобы не раздражаться и не проявлять негатив.

Думаю, что вы уже поняли, что ситуации, описанные в начале раздела, были вызваны тем, что лично у меня преобладает параллельность, у кого-то из моих сотрудников была та же особенность, поэтому они понимали, что просмотр резюме одновременно с беседой с ними вовсе не признак моего невнимания к ним. Те же, у кого преобладал последовательный типаж, воспринимали ситуацию в негативном ключе, так как для них было не понятно, как можно одновременно быть внимательным и к ним, и к документам. Вторая история тоже связана с различием последовательности – параллельности у меня и у сотрудников.

Устойчивость к монотонии

Процесс – Результат

Процедуры – Возможности

Глобальность – Детальность

Активность - Аналитизм

Факторы мотивации, позитива

Факторы демотивации, негатива

Задачи-выигрыши, задачи-жертвы и задачи-0

Продуктивное и непродуктивное время

Мои «пожиратели» времени

Цели, на которые трачу время и силы. Зачем?

[1] Подробно о проекции, в каких случаях она может вредить, и от нее надо избавляться, вы можете прочитать в книге «Личная эффективность на 100%»