Как из ничего сделать нечто. Примеры оптимизации процессов.


Первый кейс. Ситуация кажется малозначительная, однако, для западной компании "Johnson & Johnson", в которой я работала, в которой есть концепция - полное соблюдение всех аспектов законодательства, данный кейс становится достаточно проблемным. А именно, большинство сотрудников отделов продаж затягивают сдачу авансовых отчетов. Причем я сразу хочу прокомментировать (это очень важно), что речь не идет о том, что они нечестны, речь идет о том, что мало времени, отчетов много, потому что именно продажники больше всего ездят в командировки, у них служебная машина. Соответственно, это отчеты за бензин и т.п. Что-то нужно делать, и я предлагаю, с помощью сотрудницы бухгалтерии, создать и разместить на внутреннем портале бланки отчетов, которых в Excel будут сделаны линки таким образом, что сотрудникам нужно будет только забивать числа. Считать ничего не нужно, все автоматически будет считать формула. Кроме того, в отчет будут забиты названия разделов, то есть им не нужно будет наизусть знать, что, в каком разделе находится. В результате, уже через месяц в два раза сократилось количество просроченных отчетов.

Второй кейс, опять же, связанный с бухгалтерией. Бухгалтер работает на участке "зарплата", у нее постоянно неровная результативность - то она делает все очень хорошо, то у нее совершенно нелепые ошибки, которые явно не соответствуют ее квалификации. Главный бухгалтер протестировал ее, тест прошел прекрасно, никаких нареканий нет. Далее моя задача как hr-директора была разбираться в подобных ситуациях. В итоге, в результате беседы с ней, я понимаю, что она человек, который с очень большим трудом переключается. То есть, если она погружена в дело, она делает работу безошибочно, если ее начинают отвлекать, то у нее идут ошибки. Соответственно, как вы понимаете - бухгалтер по зарплате, это тот человек, для которого все сотрудники являются внутренними клиентами и для всех сотрудников она должна пояснять различные моменты, связанные с начислением премий, отпускных и т.д. В результате, хоть это и не в политике компании, я предлагаю следующее (и мы на совете директоров это утверждаем), что у нее будут приемные и не приемные часы. Я рассылаю информационное письмо по всей компании, в котором четко и подробно разъясняю ситуацию: в связи с тем, что у Ирины, когда она отвлекается, увеличивается процент ошибок (а мы не можем рисковать репутацией компании перед налоговыми органами), мы предлагаем обращаться к ней с вопросами только во второй половине дня. Как "напоминалочку" на её столе поставили табличку «убедительная просьба, для сохранения качества работы обращаться с вопросами во второй половине дня». Почему была выбрана вторая половина дня? Тоже не случайно. В связи с тем, что сама Ирина, героиня нашей истории, жаворонок, она более продуктивна по утрам, больше успевает сделать. Вторая сторона медали, что большинство сотрудников отдела продаж по утрам в разъездах, они встречаются с клиентам, а к вечеру возвращаются в офис. И в это время появляется возможность все выяснить.