Грамотные коммуникации и PR на этапе адаптации новых сотрудников


В данном случае мы с вами говорим как о PR, который будет направлен на скорейшее формирование лояльности, приверженности и т.п. у нового сотрудника, так и PR новичка в коллективе, что не менее важно. На основании опыта многих компаний и своего личного, предлагаю следующую структуру при адаптации. Первое, это представление нового сотрудника коллегам. Хорошо, когда это можно сделать лично, однако это возможно только в том случае, если все сотрудники находятся в одном офисе и территориально они не разобщены. Руководитель новичка или кто-то из HR-службы, кто отвечает за процедуру адаптации, проводит нового сотрудника по офису и представляет его коллегам. Одновременно с этим в наших СМИ мы даем письменную информацию о новом сотруднике – это может быть корпоративный портал, может быть рассылка, информационный стенд, в ежеквартально или ежемесячно издаваемой газете, или все сразу. Обычно в эту информацию включается сведения о послужном списке, предыдущих достижениях, а так же приветствие к новому сотруднику, пожелание ему успехов и, в то случае, если это делается в виде рассылки по email, у каждого коллеги есть возможность, при желании, написать новичку поздравительное письмо. Я сама в свое время проходила адаптацию по такой схеме. Было очень приятно, когда несколько человек, которых я еще не знала, заочно дали мне «аванс», поприветствовав и пожелав успехов.

Второе, что с моей точки зрения хорошо внедрить, это небольшой приветственный подарок. Причем смысл в том, что мы дарим этот подарок не по факту прохождения испытательного срока или каких-то первых достижений, прохождения аттестации и т.п., а именно в первый же день. Безусловно, он не должен быть существенным, это может быть корпоративный ежедневник, ручка или чашка с логотипом компании, корпоративные сувениры. В своей компании для вновь приходящих сотрудниц женского пола я использовала вариант подарка – просто очень красивая роза. В любом случае это сигнал – мы тебе рады, мы уже верим в тебя и мы хотим, чтобы ты работал с нами!

Третье, что мы обязательно должны заранее подготовить и вручить, это «Справочник новичка». Структура «Справочника новичка» может состоять из нескольких пунктов важных моментов.

Кстати, «Справочник новичка» может быть вручен и за несколько дней до выхода на работу, если сотрудник выходит на работу не сразу после принятия решения, а например, отрабатывает на прежнем рабочем месте до увольнения.

Структура «Справочника новичка». Я бы предложила первый раздел сделать приветственным – «Мы приветствуем тебя, наш коллега! Уверены, что ты вольешься в нашу команду и вместе со всеми будешь приносить результаты компании, успех и вознаграждение себе лично!», - должно быть некое приветствие, приглашение стать участником команды.

Далее я бы включила в справочник информацию о корпоративной культуре: основные моменты истории компании, основополагающие ценности и/или корпоративные компетенции, разумеется, с их расшифровкой, нормы и правила поведения, стандарты и регламенты. Очень важно, с моей точки зрения, включать туда информацию о «допусках», например, что считается допустимым опозданием. В некоторых компаниях опоздание в 15 минут один раз в неделю считается допустимым без объяснения причин и официальных документов. В других компаниях, и я с этим сталкивалась, опоздание на 30 секунд приводит к частичному списанию премии. «У нас принято здороваться всем со всеми, не важно, знаете вы уже этого коллегу или нет», – вроде бы мелочь, но эта мелочь может ухудшить адаптацию новичка в коллективе. Правило открытых и закрытых дверей в кабинете. В некоторых продвинутых компаниях помимо «Open Space» (открытая зона, где люди сидят без кабинетов и перегородок), у руководителей или экспертов высокого уровня есть кабинеты. Например, в компании «Johnson &Johnson» было именно такое правило, которое сводилось к следующему – если ты открыт для общения, или у тебя не идет конфиденциальный разговор, или нет срочной работы, которая не допускает отвлечения, то дверь твоего кабинета должна быть открыта. Человек может зайти и задать вопрос, договориться о времени для разговора, решения его задачи или ситуации. Соответственно, если дверь закрыта – это сигнал, что меня без форс-мажора не беспокоить. Для тех, кто сидел в открытой зоне были сделаны таблички «У меня срочная работа, просьба не беспокоить с __ до __». Новички так же информировались о том, что у нас так принято, если это не «пожар», то в это время сотрудника мы не отвлекаем. А в некоторых компаниях на прием к руководителю нужно записываться загодя, как это было в советское время. Вспомните фильм «Служебный роман»: «Я хочу записаться к Вам на прием на следующую среду». Как мы общаемся - мы обращаемся все на «Вы» и по имени, или все на «Вы» и по имени и отчеству, или все на «Ты» и по имени. Как у нас принято вести переписку. Принято ли у нас ставить телефон на автоответчик при проведении собеседования или важных переговоров, либо ты 24 часа в сутки должен быть на связи. И многое, многое другое. Сейчас я с радостью слышу, что во многих компаниях в «Справочнике новичка» установлена граница между допустимым подарком и той суммой, где уже начинается откат. Правило такое – если ты не можешь отказаться от этого подарка, например, подарок от твоего клиента или партнера, ты должен проинформировать о дорогом подарке своего руководителя и решить с ним, пойдет этот подарок в «общий котел» или вы можете оставить его себе. В общем, чем меньше недомолвок, тем лучше.

Это глобальные вещи. В справочнике также должна быть информация о том, с кем, какие вопросы и каким образом принято решать в компании. Здесь я бы шла от потребности к совету. Например, если вы впервые едете в командировку, то получить информацию, какие документы должны быть представлены в авансовом отчете, можно получить у Екатерины Петровой, бухгалтера по авансовым отчетам. В случае если вы не понимаете, как и за что вам начислена зарплата, премия или отпускные, то обращайтесь к бухгалтеру по расчету заработной платы Елене Васиной. В случае возникновения сложностей при использовании корпоративной сети, компьютера, каким-то сложностям в сфере IT, вы можете обратиться к системным администраторам с функцией «helpdesk» Сидорову Л., Васильеву С. и т.д. Если вам необходимо проконсультироваться о том, как принято набирать себе сотрудников (если вы руководитель), вам нужно обратиться в HR-службу, если вы директор департамента, то к HR-директору, если вы руководитель отдела, то к HR–менеджеру и т.д. Также указываются все внутренние телефоны, email, хорошо придумать какую-то схему, на которой будет видно локацию человека (где он физически находится). Как совет из практики, рекомендую тут же небольшую фотографию (только не берите фото из паспорта, они ужасны), лучше если фотография будет неформальной – это своего рода тимбилдинг.

Далее в справочнике мы описываем график работы, правила оплаты/неоплаты переработок, работы в выходные дни и т.п. Обязательно в конце должен быть абзац: в том случае, если на какой-то из возникших у тебя вопросов мы пока не нашли ответа - обращайся туда-то (как правило это кто-то из HR-службы или непосредственный руководитель). Хочу подчеркнуть, что «Справочник новичка» - это не адаптация к должности и должностным обязанностям. Этим занимается руководитель или назначенный наставник и к корпоративному PR данный момент не имеет отношения.

«Справочник новичка» может быть вручен и за несколько дней до выхода на работу, если сотрудник выходит на работу не сразу после принятия решения, а например, отрабатывает на прежнем рабочем месте до увольнения.

Структура «Справочника новичка». Я бы предложила первый раздел сделать приветственным – «Мы приветствуем тебя, наш коллега! Уверены, что ты вольешься в нашу команду и вместе со всеми будешь приносить результаты компании, успех и вознаграждение себе лично!», - должно быть некое приветствие, приглашение стать участником команды.

Далее я бы включила в справочник информацию о корпоративной культуре: основные моменты истории компании, основополагающие ценности и/или корпоративные компетенции, разумеется, с их расшифровкой, нормы и правила поведения, стандарты и регламенты. Очень важно, с моей точки зрения, включать туда информацию о «допусках», например, что считается допустимым опозданием. В некоторых компаниях опоздание в 15 минут один раз в неделю считается допустимым без объяснения причин и официальных документов. В других компаниях, и я с этим сталкивалась, опоздание на 30 секунд приводит к частичному списанию премии. «У нас принято здороваться всем со всеми, не важно, знаете вы уже этого коллегу или нет», – вроде бы мелочь, но эта мелочь может ухудшить адаптацию новичка в коллективе. Правило открытых и закрытых дверей в кабинете. В некоторых продвинутых компаниях помимо «Open Space» (открытая зона, где люди сидят без кабинетов и перегородок), у руководителей или экспертов высокого уровня есть кабинеты. Например, в компании «Johnson &Johnson» было именно такое правило, которое сводилось к следующему – если ты открыт для общения, или у тебя не идет конфиденциальный разговор, или нет срочной работы, которая не допускает отвлечения, то дверь твоего кабинета должна быть открыта. Человек может зайти и задать вопрос, договориться о времени для разговора, решения его задачи или ситуации. Соответственно, если дверь закрыта – это сигнал, что меня без форс-мажора не беспокоить. Для тех, кто сидел в открытой зоне были сделаны таблички «У меня срочная работа, просьба не беспокоить с __ до __». Новички так же информировались о том, что у нас так принято, если это не «пожар», то в это время сотрудника мы не отвлекаем. А в некоторых компаниях на прием к руководителю нужно записываться загодя, как это было в советское время. Вспомните фильм «Служебный роман»: «Я хочу записаться к Вам на прием на следующую среду». Как мы общаемся - мы обращаемся все на «Вы» и по имени, или все на «Вы» и по имени и отчеству, или все на «Ты» и по имени. Как у нас принято вести переписку. Принято ли у нас ставить телефон на автоответчик при проведении собеседования или важных переговоров, либо ты 24 часа в сутки должен быть на связи. И многое, многое другое. Сейчас я с радостью слышу, что во многих компаниях в «Справочнике новичка» установлена граница между допустимым подарком и той суммой, где уже начинается откат. Правило такое – если ты не можешь отказаться от этого подарка, например, подарок от твоего клиента или партнера, ты должен проинформировать о дорогом подарке своего руководителя и решить с ним, пойдет этот подарок в «общий котел» или вы можете оставить его себе. В общем, чем меньше недомолвок, тем лучше.

Это глобальные вещи. В справочнике также должна быть информация о том, с кем, какие вопросы и каким образом принято решать в компании. Здесь я бы шла от потребности к совету. Например, если вы впервые едете в командировку, то получить информацию, какие документы должны быть представлены в авансовом отчете, можно получить у Екатерины Петровой, бухгалтера по авансовым отчетам. В случае если вы не понимаете, как и за что вам начислена зарплата, премия или отпускные, то обращайтесь к бухгалтеру по расчету заработной платы Елене Васиной. В случае возникновения сложностей при использовании корпоративной сети, компьютера, каким-то сложностям в сфере IT, вы можете обратиться к системным администраторам с функцией «helpdesk» Сидорову Л., Васильеву С. и т.д. Если вам необходимо проконсультироваться о том, как принято набирать себе сотрудников (если вы руководитель), вам нужно обратиться в HR-службу, если вы директор департамента, то к HR-директору, если вы руководитель отдела, то к HR–менеджеру и т.д. Также указываются все внутренние телефоны, email, хорошо придумать какую-то схему, на которой будет видно локацию человека (где он физически находится). Как совет из практики, рекомендую тут же небольшую фотографию (только не берите фото из паспорта, они ужасны), лучше если фотография будет неформальной – это своего рода тимбилдинг.

Далее в справочнике мы описываем график работы, правила оплаты/неоплаты переработок, работы в выходные дни и т.п. Обязательно в конце должен быть абзац: в том случае, если на какой-то из возникших у тебя вопросов мы пока не нашли ответа - обращайся туда-то (как правило это кто-то из HR-службы или непосредственный руководитель). Хочу подчеркнуть, что «Справочник новичка» - это не адаптация к должности и должностным обязанностям. Этим занимается руководитель или назначенный наставник и к корпоративному PR данный момент не имеет отношения.

Welcome! тренинг - приветственный тренинг, ориентационный тренинг

Основной смысл в том, что ЛЮБОЙ новичок должен его пройти. Если новичков много, то это может быть групповое мероприятие, если новые сотрудники набираются редко – то индивидуальное. Суть в том, что это именно то мероприятие, где новичок должен «заболеть» вашей корпоративной культурой, корпоративными ценностями, идеологией. Он должен начать понимать, что именно в культуре этой компании он хочет и может процветать, существовать, добиваться успехов, здесь с ним произойдет все самое лучшее, что он сам себе желает. Поэтому это должно быть неформальное мероприятие, а мероприятие зажигательное, которое пробуждает командный корпоративный дух, которое искренне вводит в корпоративную, культуру, ценности. Увы, я зачастую вижу ситуацию, когда есть миссия или корпоративные ценности, но при этом спрашиваешь «топовых» руководителей, что же они означают, толком объяснить они ничего не могут. Задача ориентационного тренинга в том, чтобы любой штатный сотрудник компании от курьера до секретаря, тем более топ-менеджера, мог объяснить, чем живет компания, за что она «болеет», за что ратует, понимать, что все структуры и звенья компании – это звенья одной цепи. Что такое цепь? Цепь - это такое соединение, в котором не важно, какое звено больше, какое меньше, главное, что каждое звено имеет свое значение, и если любое звено этой цепи порвется, то порвется вся цепь. Смысл Welcome! тренинга именно в том, чтобы любой сотрудник понял, что все мы - единая цепочка. «Один за всех и все за одного» - как бы банально не показался вам этот девиз, но именно такой вывод должен быть у Welcome! тренинга - вера в ваши корпоративные ценности, корпоративную культуру, корпоративные принципы.